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本文章旨在提示公司公章使用時(shí)應(yīng)注意的典型風(fēng)險(xiǎn)，并且針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出防范措施，保障企業(yè)在使用及管理公章時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避。防止“小公章、大問題”的出現(xiàn)。

 

風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

 

在我國，公司印章主要分為五類：公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、法人代表人名章。其中，公章是適用最為廣泛的，是公司民商事法律關(guān)系成立及生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。若不正確管理及使用公章，可能會(huì)給公司帶來巨大的損失。本文，梳理幾點(diǎn)常見公章風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：

 

風(fēng)險(xiǎn)一：同一印章刻制多枚共用，公司對(duì)外用章不具有唯一性

 

最高人民法院（2016）最高法民申255號(hào)民事判決認(rèn)為：如果公司印章不唯一，有證據(jù)表明公司對(duì)其他公章的存在、使用是知曉的。盡管公司主張公章偽造，但其在明知該公章存在并使用的情況下，未采取措施防止相對(duì)人的利益損害，相對(duì)人使用其他公司印章簽訂履行合同的行為應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為公司的行為。

 

公司存在同時(shí)使用多枚公章的情況，不得主張使用公司“偽造印章”對(duì)外簽訂的合同對(duì)公司沒有約束力。公司不能對(duì)同一印章的效力在不同的交易或訴訟中做不同選擇，是最高人民法院最終將偽造的公章簽訂的合同認(rèn)定為當(dāng)事人公司的行為重要理由之一。

 

風(fēng)險(xiǎn)二：公章使用范圍模糊

 

●安徽華力建設(shè)集團(tuán)有限公司、金寨縣鑫泰鋼管服務(wù)中心債務(wù)轉(zhuǎn)移合同糾紛二審民事判決書（2016）皖15民終1575號(hào)

 

涉案“項(xiàng)目技術(shù)專用章”同時(shí)在《授權(quán)委托書》、《內(nèi)外腳手架分包合同》等多類型文件上蓋章，從該印章上備注來看，確有“簽訂合同、出具欠條均無效”的字樣。但華力公司向法院提供華力公司與中興公司在工程開始簽訂的“內(nèi)外腳手架分包合同”的甲方中，加蓋同樣項(xiàng)目技術(shù)專用章，中興公司據(jù)此一直為華力公司施工至工程結(jié)束并結(jié)算。因此，作為華力公司合同簽訂的委托代理人黃小斌，盡管印章中備注無效，即使無代理權(quán)，但其行為足以令相對(duì)方有理由相信系華力公司授權(quán)委托。

 

最終人民法院認(rèn)為：“盡管印章中備注無效，即無權(quán)代理，但其行為足以令相對(duì)方有理由相信系公司委托授權(quán)，構(gòu)成表見代理。公司辯稱債權(quán)、債務(wù)未發(fā)生轉(zhuǎn)移，依法不予采信”。

 

因?yàn)橛≌碌男Я梢悦撾x法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力。所以，一些分支機(jī)構(gòu)章、部門章、項(xiàng)目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件等文件資料上，根據(jù)實(shí)際，該類行為，極易構(gòu)成表見代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

 

風(fēng)險(xiǎn)三：發(fā)現(xiàn)私刻公章、偽造公章，未及時(shí)提出異議，導(dǎo)致抗辯無力

 

●江山市江建房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司與雷偉程、江西四季青生態(tài)科技有限公司、吳自旺、俞小貂民間借貸糾紛案（2016）最高法民申425號(hào)

 

吳自旺多次使用該枚公章從事一系列經(jīng)營活動(dòng)，且該公章已為施工單位和相關(guān)政府職能部門確認(rèn)。吳自旺在《招標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程施工招標(biāo)備案資料》及《建設(shè)工程施工合同》中均使用了該枚私刻的公章。在此情況下，推定江建公司對(duì)于吳自旺使用該枚公章知情并無不當(dāng)。且依據(jù)一審時(shí)的鑒定結(jié)論，吳自旺使用的該枚公章與其向東鄉(xiāng)縣房管局申報(bào)《承諾書》中的公章相同。上述事實(shí)使雷偉程對(duì)于該公章形成合理信賴，雷偉程的合理信賴?yán)鎽?yīng)當(dāng)受到保護(hù)。

 

上述法律行為必須要使用公章，在此情況下，二審判決推定江建公司對(duì)于吳自旺使用該枚公章知情并無不當(dāng)。且依據(jù)一審時(shí)的鑒定結(jié)論，吳自旺使用的該枚公章與其向東鄉(xiāng)縣房管局申報(bào)《承諾書》中的公章相同。上述事實(shí)使對(duì)方當(dāng)事人對(duì)于該公章形成合理信賴，對(duì)方當(dāng)事人的合理信賴?yán)鎽?yīng)當(dāng)受到保護(hù)。

 

公司發(fā)現(xiàn)私刻印章、偽造印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向交易對(duì)方提示，向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，放任不管，會(huì)給公司帶來不必要的麻煩。

 

風(fēng)險(xiǎn)四：公章使用主體不當(dāng)（盜用、冒用）

 

●湛江市第一建筑工程公司與湛江市第一建筑工程公司、白增江租賃合同糾紛申請(qǐng)?jiān)賹徝袷虏枚〞咀罡呷嗣穹ㄔ海?015）民申字第3402號(hào)】

 

案涉《租賃合同》是2010年11月梁某為600mw工程施工而以湛江市第一建筑工程公司名義與獻(xiàn)縣鑫興建材租賃站的白增江所簽訂。湛江一建主張《租賃合同》中公司及600mw項(xiàng)目部的印章均系梁某私刻，不代表公司真實(shí)意思表示，合同應(yīng)無效。但因梁某與湛江一建之間存在掛靠關(guān)系，足以使白增江有理由相信印章的真實(shí)性以及梁某得到了湛江一建的授權(quán)，故梁某的行為構(gòu)成表見代理，其行為后果應(yīng)由湛江一建承擔(dān)。湛江一建主張租賃合同無效、其不應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律后果無法律依據(jù)，本院不予支持。

 

當(dāng)法人的公章被盜用、冒用，或者被人私刻用于法人不知情的情況下，合同相對(duì)方往往以構(gòu)成表見代理為由，要求法人履行合同的義務(wù)或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

 

風(fēng)險(xiǎn)五：未備案公章企業(yè)一經(jīng)使用，對(duì)外即具備法律效力

 

●汪天雄與重慶群洲實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司、朱惠德建設(shè)工程施工合同糾紛申訴、申請(qǐng)民事裁定書【最高人民法院（2016）最高法民申255號(hào)】

 

重慶群洲公司在設(shè)立云南分公司時(shí)，向昆明市盤龍區(qū)工商行政管理局提交《分公司設(shè)立登記申請(qǐng)書》，明確云南分公司負(fù)責(zé)人為梁裕霖，該“申請(qǐng)書”蓋有重慶群洲公司認(rèn)可的公章及法定代表人名章。重慶群洲公司內(nèi)部文件《關(guān)于成立重慶群洲實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司云南分公司的通知》不僅明確重慶群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖為云南分公司總經(jīng)理。因此，重慶群洲公司對(duì)云南分公司的存在、梁裕霖代表該分公司進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)明知且認(rèn)可。重慶群洲公司云南分公司有權(quán)委托朱惠德開展經(jīng)營活動(dòng)，朱惠德接受重慶群洲公司云南分公司委托，使用編號(hào)為“50010218011375”的重慶群洲公司印章簽訂履行合同的行為之法律后果應(yīng)當(dāng)由重慶群洲公司承擔(dān)。

 

公司對(duì)外使用的公章只要在某一交易或訴訟中承認(rèn)其效力，則不論該公章是否經(jīng)公司授權(quán)、是否進(jìn)行工商備案，均不得在另一交易或訴訟中否定其效力。

 

風(fēng)險(xiǎn)后果

 

1、最高人民法院關(guān)于印發(fā)《全國法院民商事審判工作會(huì)議紀(jì)要》的通知第41條“蓋章行為的法律效力”規(guī)定：“人民法院在審理案件時(shí)，應(yīng)當(dāng)主要審查簽約人于蓋章之時(shí)有無代表權(quán)或代理權(quán)，從而根據(jù)代表或代理的相關(guān)規(guī)則來確定合同效力。

2、法定代表人或者其授權(quán)之人在合同上加蓋法人公章的行為，表明其是以法人名義簽訂合同，除《公司法》第16條等法律對(duì)其職權(quán)有特別規(guī)定的情形外，應(yīng)當(dāng)由法人承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。法人以法定代表人事后已無代表權(quán)、加蓋的是假章、所蓋章與備案公章不一致等為由否認(rèn)合同效力的，人民法院不予支持。

3、代理人以被代理人名義簽訂合同，要取得合法授權(quán)。代理人取得合法授權(quán)后，以被代理人名義簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由被代理人承擔(dān)責(zé)任。被代理人事后已無代表權(quán)、加蓋的是假章、所蓋章與備案公章不一致等為由否認(rèn)合同效力的，人民法院不予支持。

4、當(dāng)用章人“有權(quán)”或者法定代表人超越代表權(quán)用章，認(rèn)定合同效力時(shí)，公章的真?zhèn)尾皇鞘滓疾煲蛩兀划?dāng)用章者非法定代表人或無權(quán)、越權(quán)用章，合同效果歸屬時(shí)須真實(shí)或推定為真實(shí)用章。

5、在法律實(shí)踐中，持有合同、信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料的行為人一般會(huì)被視為公司的代理人（即授權(quán)代表）。代理人在代理權(quán)限范圍內(nèi)以公司的名義所實(shí)施的民事法律行為，其法律后果概由公司承擔(dān)。在與對(duì)方簽訂合同時(shí)，不明知對(duì)方公章為偽造的，對(duì)方構(gòu)成表見代理，其法律后果由對(duì)方公司承擔(dān)，合同自簽訂時(shí)自始有效。如果在簽訂合同前明知對(duì)方公章為偽造的，而依然與對(duì)方簽訂合同，則構(gòu)成欺詐，合同違法無效。

 

風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)

 

1、重大合同可約定合同生效條件為：法定代表人簽字并蓋章，合同生效。對(duì)于重大合同，企業(yè)可約定合同生效的條件為：法定代表人簽字+蓋章。這樣，當(dāng)出現(xiàn)違規(guī)公章或合同上加蓋假章時(shí)，該合同不會(huì)對(duì)公司發(fā)生法律效力?？捎行П苊怙L(fēng)險(xiǎn)。

2、公司發(fā)現(xiàn)私刻印章、偽造印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向交易對(duì)方提示，向公安機(jī)關(guān)及時(shí)報(bào)案，放任不管，會(huì)給公司帶來不必要的麻煩。

3、規(guī)范和完善企業(yè)用章制度。目前很多企業(yè)對(duì)公章管理不夠重視，為了規(guī)避公章使用、保管、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以梳理或建立相關(guān)企業(yè)公章管理制度，制度應(yīng)當(dāng)包括但不限于下列制度：公司印章的類別；刻制批準(zhǔn)程序、啟用；印章使用范圍；印章管理、保管；用印批準(zhǔn)；用印登記等。同時(shí)加強(qiáng)管理人員及員工培訓(xùn)，通過專人管理，有人監(jiān)督，明確保管人及使用人的責(zé)任等方式，降低企業(yè)日常用章中的風(fēng)險(xiǎn)。

4、印章的銷毀程序需重視：公章停用及銷毀，需根據(jù)程序文件正規(guī)審批，并進(jìn)行備案記錄，由專門部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀或封存；采用雙人監(jiān)銷方式，由公章管理單位和機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)同志監(jiān)銷。

5、企業(yè)公章被盜、搶或丟失后，以非經(jīng)法定程序私刻的公章對(duì)外處分權(quán)利，只要經(jīng)其法定代表人確認(rèn)，亦能代表其公司意志，同樣可以作為企業(yè)獨(dú)立處分權(quán)利的意思表示證明。

5、公司在經(jīng)營管理過程中，存在使用兩枚公章的情況，兩枚公章對(duì)外均代表公司，合同上加蓋哪一枚公章，不影響合同的效力。但無證據(jù)證明該印章在別的場(chǎng)合也被公司使用過或追認(rèn)效力，才不能認(rèn)可該印章的真實(shí)性。

 

企業(yè)印章管理是一項(xiàng)意義重大的工作。企業(yè)要結(jié)合運(yùn)營現(xiàn)狀，從制度、人員、培訓(xùn)、落實(shí)等方面建立用章制度。如當(dāng)企業(yè)發(fā)生用章法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)咨詢企業(yè)法務(wù)部門或邀請(qǐng)律師適當(dāng)介入，及時(shí)預(yù)防、跟蹤及處理用章風(fēng)險(xiǎn)問題。

 

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